QUelles différences entre Calendly et microsoft bookings ?
Pourquoi utiliser Calendly ou Microsoft Bookings ?
La gestion efficace du temps est cruciale pour les entreprises et nous-même.
Les outils de planification en ligne comme Calendly et Microsoft Bookings offrent des solutions pratiques pour organiser des rendez-vous et des réunions 1:1 (un organisateur et un invité) ou 1:N (un organisateur et plusieurs invités). Dans cet article, nous allons explorer les différences entre ces deux plateformes et examiner leurs fonctionnalités, leurs avantages et leurs inconvénients.
Présentation de Calendly
Calendly est une application de planification de rendez-vous en ligne qui permet aux utilisateurs de créer des calendriers personnalisés et de partager des liens de planification avec leurs clients, partenaires ou collègues. Avec Calendly, les utilisateurs peuvent définir leurs disponibilités, automatiser les confirmations de rendez-vous et intégrer l’outil avec leurs calendriers existants. Son interface utilisateur intuitive et ses options de personnalisation en font un choix populaire pour de nombreux professionnels.
Présentation de Microsoft Bookings
Microsoft Bookings est une application de planification de rendez-vous développée par Microsoft, intégrée à son écosystème de productivité. Conçue principalement pour les petites entreprises, les équipes et les professionnels indépendants, Microsoft Bookings offre des fonctionnalités telles que la gestion des rendez-vous, la gestion des ressources et la prise de rendez-vous en ligne. Son intégration transparente avec d’autres outils Microsoft tels que Outlook et Teams en fait une option attrayante pour les utilisateurs déjà familiers avec l’écosystème Microsoft.
La solution Microsoft Booking est inclue dans votre licence Microsoft Business, ce qui est un avantage en terme de coût.
Comparaison des fonctionnalités
Interface Utilisateur :
Calendly :
- Calendly propose une interface utilisateur simple et intuitive, avec des designs modernes et esthétiques.
- Les utilisateurs peuvent facilement naviguer à travers les différentes options de planification et personnaliser leur calendrier selon leurs besoins.
- L’interface utilisateur de Calendly est axée sur la facilité d’utilisation et la convivialité, ce qui en fait un choix attrayant pour de nombreux utilisateur
- Le support client est redoutablement efficace, ma dernière demande concernant un point bloquant a été traité en 15 minutes via le chat.
- Calendly propose une interface utilisateur simple et intuitive, avec des designs modernes et esthétiques.
- Microsoft Bookings :
- Microsoft Bookings offre une interface utilisateur familière pour ceux qui sont déjà habitués à l’écosystème Microsoft. En d’autres termes, il faut être à l’aise avec les « options cachées » des outils microsoft et passer quelques temps à tout comprendre et paramétrer.
- L’interface reste toutefois cohérente avec d’autres produits de la suite Office, ce qui peut faciliter l’adoption pour les utilisateurs de Microsoft.
- Cependant, certains utilisateurs peuvent trouver l’interface de Microsoft Bookings moins moderne ou moins intuitive que celle de Calendly.
- Le support microsoft existe mais son accès nécessite de bien comprendre les arcanes de l’univers microsoft, en passant par la console d’administration. La demande sera prise en compte mais n’espérez pas une réponse avant 1 ou plusieurs jours.
- Microsoft Bookings offre une interface utilisateur familière pour ceux qui sont déjà habitués à l’écosystème Microsoft. En d’autres termes, il faut être à l’aise avec les « options cachées » des outils microsoft et passer quelques temps à tout comprendre et paramétrer.
Gestion des Rendez-vous :
Calendly :
- Calendly permet aux utilisateurs de définir leurs disponibilités et de partager des liens de planification avec leurs clients ou collègues.
- Les utilisateurs peuvent personnaliser les paramètres de rendez-vous, tels que la durée, les créneaux horaires disponibles, et même intégrer des questions personnalisées dans le processus de planification. Cet aspect est très utile pour préqualifier des prospects.
- Les confirmations de rendez-vous peuvent être automatisées, ce qui permet d’économiser du temps et d’éviter les conflits de planning.
- Calendly permet aux utilisateurs de définir leurs disponibilités et de partager des liens de planification avec leurs clients ou collègues.
- Microsoft Bookings :
- Microsoft Bookings propose également la gestion des disponibilités et des rendez-vous, mais avec une fonctionnalité supplémentaire de gestion des ressources.
- Les utilisateurs peuvent attribuer des ressources telles que des salles de réunion ou des équipements à des rendez-vous spécifiques, ce qui facilite la coordination des réunions en équipe.
- Les options de personnalisation des paramètres de rendez-vous peuvent être plus limitées par rapport à Calendly, mais l’intégration avec d’autres outils Microsoft peut compenser cela pour certains utilisateurs.
- Cependant, Microsoft bookings offre un avantage qui nous l’a rendu irremplaçable pour un client :
Calendly et Bookings s’appuie sur les disponibilités de votre agenda outlook pour permettre aux personnes de choisir un RDV avec vous.
Dans le cas particulier d’une web conf cela peut être gênant. Si vous avez une page de réservation permettant à vos prospects de prendre des RDV quand ils le veulent , et également une page de réservation pour des web conf planifiées à certaines dates, Microsoft Bookings peut vous être utile.
Lorsque vous organisez une webconf, vous devez bloquer un créneau dans votre calendrier pour empêcher un prospect de vous caler un RDV sur ce même créneau. Cependant, ce blocage de créneau va techniquement vous identifier comme « indisponible » pour les invités à votre web conf.
Calendly n’a pas encore de solution pour ce type de scénario.
Avec Microsoft bookings , vous pouvez paramétrer les disponibilités de votre page de réservation pour permettre la réservation sur certains créneaux spécifiques, même si votre calendrier outlook vous indique comme indisponible
- Microsoft Bookings propose également la gestion des disponibilités et des rendez-vous, mais avec une fonctionnalité supplémentaire de gestion des ressources.
ASTUCE MICROSOFT BOOKINGS : Une des fonctionnalité la mieux développée par Microsoft Bookings est la gestion des RDV 1:N, cad les RDVs avec un organisateur et plusieurs invité (voir plus haut).
Par contre cette option 1:N doit être décidée dès la création du service (avant qu’il soit enregistré) . Si vous ne spécifiez pas dès le début que le Service est en 1:N, vous ne pourrez plus modifier cette option
Intégrations
- Calendly :
- Calendly offre une gamme d’intégrations avec d’autres outils et plateformes, notamment Google Calendar, Outlook, Zoom, et bien d’autres.
- Les utilisateurs peuvent synchroniser leur calendrier Calendly avec d’autres applications qu’ils utilisent déjà, ce qui permet une gestion centralisée de leurs rendez-vous.
- Calendly offre une gamme d’intégrations avec d’autres outils et plateformes, notamment Google Calendar, Outlook, Zoom, et bien d’autres.
ASTUCE CALENDLY : Un des avantages de Calendly repose dans la capacité intrinsèque de l’outil d’envoyer non pas seulement un email de confirmation du RDV mais directement un RDV Teams ou Google Meet.
je vous recommande d’activer « Invitation dans le calendrier » au lieu de « confirmation par email » afin de vous assurer que votre invité n’oublie pas le RDV.
Cette option est même indispensable à activer si ces RDVs sont pris par des assistant.e.s ou des secrétaires.
- Microsoft Bookings :
- En tant que produit de l’écosystème Microsoft, Microsoft Bookings s’intègre naturellement avec d’autres outils tels que Outlook, Teams et Office 365.
- Les utilisateurs bénéficient d’une synchronisation transparente avec leur calendrier Outlook et d’une intégration étroite avec d’autres applications Microsoft, ce qui peut simplifier la gestion des rendez-vous pour ceux qui utilisent déjà ces outils.
- il faut préciser que Bookings ne permet pas l’envoie automatique d’une invitation Teams dans les calendrier. Il n’envoie qu’un email de confirmation avec un fichier .ics à télécharger. Si vous souhaitez envoyer une invitation Teams directement visible dans le calendrier de l’invité, vous devrez créer un flux via Power Automate
- En tant que produit de l’écosystème Microsoft, Microsoft Bookings s’intègre naturellement avec d’autres outils tels que Outlook, Teams et Office 365.
Calendly se distingue par son interface utilisateur moderne et intuitive, sa flexibilité en termes de personnalisation des paramètres de rendez-vous et ses nombreuses intégrations avec d’autres outils populaires.
En revanche, Microsoft Bookings offre une intégration plus profonde avec l’écosystème Microsoft, ce qui peut être un avantage pour les utilisateurs déjà familiarisés avec les produits Microsoft et recherchant une solution cohérente pour la gestion de leurs rendez-vous et réunions, notamment avec Power Automate.
Cas d'utilisation et exemples concrets
Pour les professionnels de la consultation ou du coaching individuel, Calendly peut être préféré pour sa simplicité et sa facilité d’utilisation. En revanche, pour les équipes travaillant au sein de l’écosystème Microsoft, Microsoft Bookings peut offrir une solution plus intégrée et cohérente.
Critères de choix et recommandations
Lors du choix entre Calendly et Microsoft Bookings, il est important de prendre en compte vos besoins spécifiques en matière de gestion des rendez-vous, d’intégrations avec d’autres outils et de préférences en termes d’interface utilisateur. Pour les utilisateurs déjà familiarisés avec l’écosystème Microsoft, Microsoft Bookings peut offrir une solution plus transparente, tandis que Calendly peut être préféré pour sa simplicité et sa flexibilité.
Il est possible, voire parfois nécessaire, de combiner ces deux solutions. Cela n’est pas gênant si cela repose sur des services différenciés du type RDV individuel et web conférence.
Conclusion
Calendly et Microsoft Bookings sont deux solutions de planification de rendez-vous en ligne offrant des fonctionnalités similaires mais avec des approches différentes.
Le choix entre les deux dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise ou de votre équipe, ainsi que de vos préférences en termes d’interface utilisateur et d’intégrations avec d’autres outils. En examinant attentivement les fonctionnalités, les avantages et les inconvénients de chaque solution, vous pourrez prendre une décision éclairée pour optimiser la gestion de vos rendez-vous et réunions.
Suivez-moi sur Linkedin
